15 de marzo de 2005

SISTEMA SUPERVISADO
Toda la República 

CIRCULAR CNBS No.016/2005

Señores:

Nos permitimos transcribir a ustedes, la Resolución aprobada por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, que literalmente dice:

“RESOLUCIÓN No.300/15-03-2005.- La Comisión Nacional de Bancos y Seguros,

CONSIDERANDO:             Que de conformidad con las facultades reglamentarias concedidas a la Comisión Nacional de Bancos y Seguros, respecto a las instituciones del sistema financiero y demás instituciones supervisadas, ésta emitirá las normas prudenciales que deberán cumplir las mismas, basándose en la legislación vigente y en los acuerdos y prácticas internacionales.

CONSIDERANDO:           Que en el ámbito de control interno, las prácticas internacionales han determinado que es necesario establecer un conjunto mínimo de medidas de Gobierno Corporativo, por medio de las cuales se busca señalar de manera clara la responsabilidad de los órganos de dirección de las instituciones supervisadas, de establecer políticas, procedimientos y controles para procurar la confiabilidad de la información financiera.

CONSIDERANDO:           Que de conformidad con lo establecido en el Título III, Capítulo Único de la Ley del Sistema Financiero, constituyen el Gobierno Corporativo de las instituciones del sistema financiero, el conjunto de normas que regulan las relaciones internas entre la Asamblea de Accionistas, el Consejo de Administración o Junta Directiva, la Gerencia, funcionarios y empleados; así como entre dichas instituciones, el ente supervisor y el público.

CONSIDERANDO:             Que para tal efecto, la Comisión, mediante la presente Resolución, en lo que respecta a los fundamentos de un Gobierno Corporativo, a la estructura y las responsabilidades de los órganos de dirección y de administración, considera necesario establecer disposiciones a ser observadas por las instituciones supervisadas a efecto de que se estructuren adecuadamente dentro de sanas y seguras prácticas financieras; y, que también se constituyan en parámetros de referencia bajo los cuales, la Comisión realizará las evaluaciones sobre la gestión de las mismas.

POR TANTO:                     Con fundamento en lo establecido en los artículos 6, 13 y 14 de la Ley de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros; 3, 72, 73, 74, 75 y 76 de la Ley del Sistema Financiero; en sesión del 15 de marzo de 2005, resuelve:

1.         Aprobar el “Reglamento de Gobierno Corporativo para las Instituciones Supervisadas”, como sigue:

REGLAMENTO DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA LAS INSTITUCIONES SUPERVISADAS

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1

El presente Reglamento será aplicable a las instituciones del sistema financiero y deberá ser implementado en el Gobierno Corporativo de dichas instituciones. Asimismo, será aplicable a las demás instituciones supervisadas en lo conducente.

ARTÍCULO 2

Se entenderá por Gobierno Corporativo, el conjunto de normas que regulan las relaciones internas entre la Asamblea de Accionistas, el Consejo de Administración o Junta Directiva, el Órgano de Vigilancia, la Gerencia, funcionarios y empleados; así como entre la institución del sistema financiero, el órgano supervisor y el público.

Los Estatutos Sociales deberán contener los principios relativos al Gobierno Corporativo, tales como: 1) La maximización del valor en interés de los accionistas; 2) El papel esencial del Consejo de Administración o Junta Directiva en la dirección y administración de la institución; 3) La estructura organizativa; 4) La transparencia informativa en las relaciones con los accionistas, inversionistas, empleados, clientes y demás Grupos de Interés.

ARTÍCULO 3

Las instituciones supervisadas deben velar por que se dé cumplimiento a lo contenido en el Artículo 73 de la Ley del Sistema Financiero y demás pertinentes, en materia de Gobierno Corporativo; asimismo, deben establecer los mecanismos adecuados para controlar y verificar el cumplimiento de estas normas.

ARTÍCULO 4

Para los efectos del presente Reglamento, se tomarán las siguientes definiciones:

1)      Comisión: Comisión Nacional de Bancos y Seguros.

2)      Consejero o Directivo Independiente: Aquel consejero o directivo seleccionado por su experiencia, capacidad y prestigio profesional y que además no se encuentra en alguno de los siguientes supuestos: 1) Sin ser empleado o ejecutivo, siendo accionista de la institución, tenga poder de mando sobre los consejeros/directivos de la misma; 2) Ser asesor de la institución o socio o empleado de firmas que funjan como asesores o consultores de la institución o sus afiliadas y que sus ingresos dependan significativamente de esta relación contractual; 3) Ser proveedor o deudor importante; 4) Ser empleado de una fundación, universidad, asociación civil o sociedad civil que reciba o conceda donativos importantes de la institución; 5) Ser Gerente General o funcionario de alto nivel de la institución; y, 6) Ser pariente de alguna de las personas mencionadas en el numeral anterior.

3)      Ingreso Significativo: Si representa más del treinta por ciento (30%) de los ingresos del asesor.

4)      Proveedor Importante: Cuando las ventas de bienes o servicios a la institución representan más del veinte por ciento (20%) de las ventas totales del proveedor.

5)      Deudor Importante: Cuando el importe de la transacción sea mayor al cinco por ciento (5%) del patrimonio de la institución.

6)      Donativos Importantes: Aquellos que representen más del quince por ciento (15%) del total de donativos concedidos o recibidos por la institución.

7)      Pariente: Pariente hasta el segundo grado de consanguinidad y segundo de afinidad.

8)      Conflictos de Interés: La situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales.

9)      Grupos de Interés (“Stakeholders”): Involucran todos los ámbitos y personas sobre los cuales tiene influencia la institución. Se consideran Grupos de Interés, según su relación con la institución, entre otros, los empleados, los usuarios de los productos y servicios prestados, los competidores, los inversionistas, los tenedores de títulos, los órganos reguladores de control y fiscalización, la comunidad y los proveedores de bienes y servicios de la institución.

10)    Ley: Ley del Sistema Financiero.

CAPÍTULO II

REQUISITOS MÍNIMOS DE GOBIERNO, VALORES Y ESTRATEGIAS CORPORATIVAS

ARTÍCULO 5

Las instituciones del sistema financiero deberán administrar sus negocios mediante la aplicación de un Gobierno Corporativo, considerando los aspectos contemplados en el Artículo 73 de la Ley del Sistema Financiero, y en particular lo siguiente:

a)        Diseñar una planeación estratégica que incluya la definición de objetivos de mediano plazo y ejercer un seguimiento continúo de la misma;

b)       Contar con manuales de procedimientos para asegurar el cumplimiento de los valores corporativos, los objetivos estratégicos y las normas éticas de conducta, que deberán ser comunicados a todos los niveles organizativos de la institución;

c)        Definir un plan de negocios que permita evaluar el desempeño financiero de la institución, la participación de cada uno de los órganos de dirección y administración en el logro de los resultados y la viabilidad del negocio;

d)       Establecer los requisitos de competencias individuales necesarias para ejercer los distintos cargos dentro de la institución, de conformidad con las funciones asignadas;

e)       Definición y establecimiento de las instancias para facilitar la comunicación y cooperación entre el Consejo de Administración o Junta Directiva, la Gerencia General y los Auditores Internos y Externos;

f)        Sistemas de control adecuados que incluyan a las funciones de administración de los riesgos, especialmente en los riesgos de tasa de interés, crédito, liquidez y mercado;

g)        Mecanismos de aprobación, seguimiento y verificación de las exposiciones de riesgo, en particular las relativas a facilidades de crédito e inversiones bajo sanas prácticas financieras, incluyendo el trato en todas las relaciones de negocios con Partes Relacionadas o Grupos Económicos, sus accionistas mayoritarios, la Gerencia General u otros funcionarios y empleados autorizados en la toma de decisiones trascendentes para la institución;

h)        Documentos y/o lineamientos que contengan información sobre política de selección, inducción y capacitación continua del personal, incentivos financieros y administrativos ofrecidos a la Gerencia General, las gerencias de líneas de negocios y otros empleados para que actúen apropiadamente y persiguiendo los mejores intereses de la institución, tales como las políticas de remuneraciones, compensaciones ejecutivas, opciones sobre acciones de la institución, promociones y otros reconocimientos y beneficios;

i)         Generar información que de a conocer el sistema de Gobierno Corporativo, al menos en las siguientes áreas: i) Estructura del Consejo de Administración o Junta Directiva (tamaño, membresía, calificaciones y comités); ii) Estructura de la Administración General (responsabilidades, líneas jerárquicas, calificaciones y experiencia); iii) Estructuras de Organización Básica (líneas de negocios, estructura legal, Grupo Financiero); y, iv) Operaciones o negocios con Partes Relacionadas e integrantes del Grupo Financiero de la institución; 

j)          Definir los sistemas de supervisión entre los diferentes niveles jerárquicos de la estructura administrativa de la institución; y,

k)       Incluir en sus normas internas aspectos de conflictos de interés, el deber de confidencialidad, la explotación de oportunidades de negocio y el uso de activos sociales.

CAPÍTULO III

DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

ARTÍCULO 6

El marco del Gobierno Corporativo de las instituciones debe asegurar la maximización del valor en interés de los accionistas, incluyendo la protección de sus derechos y el trato igualitario de los mismos.

Los derechos básicos de los accionistas incluyen el derecho a: 1) Que se estipule los métodos de registro de la propiedad accionaria y se lleve debidamente la anotación de las mismas acciones; 2) Traspasar o transferir las acciones, así como recibir oportunamente los certificados de suscripción preferente y las acciones suscritas en los casos de aumento de capital; 3) Recabar información relevante sobre la institución de manera oportuna; 4) Participar y votar en las Asambleas Generales de Accionistas; 5) Designar a los miembros del Consejo de Administración o Junta Directiva y a los Comisarios; y, 6) Participar en los beneficios de la institución y fijar una política de dividendos que establezca expresamente los criterios para la distribución de utilidades

ARTÍCULO 7

Los accionistas tienen derecho a participar y estar lo suficientemente informados sobre las decisiones que acarrean cambios fundamentales en la institución, tales como: 1) Reformas a los estatutos y/o a las escrituras de constitución; 2) La autorización para la emisión de nuevas acciones; 3) Transacciones extraordinarias, como reorganizaciones societarias y la venta o contratación de activos que representen el cincuenta por ciento (50%) o más de los activos totales de la institución, o cualquier otra transacción que derive o pueda derivar en la venta de la institución.

ARTÍCULO 8

Los accionistas deben contar con la posibilidad de participar de forma efectiva y votar en las Asambleas Generales de Accionistas, debiendo ser informados acerca de las normas internas de procedimiento, incluido el proceso de votación, que rige las Asambleas Generales.

Se debe proporcionar a los accionistas información suficiente y con la debida anticipación, concerniente a la fecha, lugar y agenda de estas Asambleas Generales, además de una información detallada sobre los asuntos a tratar en las mismas.

La agenda debe incorporar asuntos concretos y específicos, debiéndose precisar los puntos a tratar de modo que se discuta cada tema por separado, facilitando su análisis y evitando la resolución conjunta de temas respecto de los cuales se puede tener una opinión diferente.

Los accionistas deben contar con la oportunidad de solicitar con anterioridad a la Asamblea General, o durante el curso de la misma, los informes o aclaraciones que estimen necesarios acerca de los puntos de la agenda.

El lugar de celebración de las Asambleas Generales se debe fijar de modo que se facilite la asistencia de los accionistas a las mismas.

ARTÍCULO 9

Los accionistas deben contar con la oportunidad de introducir puntos a debatir, dentro de un límite razonable, en la agenda de las Asambleas Generales. Asimismo, deben contar con la oportunidad de hacer cuestionamientos en las mismas.

Los temas que se introduzcan en la agenda deben ser de interés social y propio de la competencia legal o estatutaria de la Asamblea.

Quien presida la Asamblea no debe denegar esta clase de solicitudes sin comunicar al accionista un motivo razonable.

ARTÍCULO 10

Los accionistas podrán votar personalmente o por delegación, confiriendo el mismo valor y efecto a los votos emitidos.

Los Estatutos Sociales no deben imponer límites a la facultad que todo accionista con derecho a participar en las Asambleas Generales tiene para hacerse representar por la persona que designe.

Quienes soliciten poderes de representación para la Asamblea General deben informar a los accionistas sobre los temas respecto de los cuales ejercerán el poder y el sentido del voto que adoptarán, incluyendo toda la información relevante.

Deben establecerse procedimientos encaminados a hacer transparente el mecanismo de delegación de votos y potenciar la comunicación de la institución con sus accionistas.

ARTÍCULO 11

El marco del Gobierno Corporativo de las instituciones supervisadas debe asegurar el trato igualitario de todos los accionistas.

Los accionistas de la misma clase deben ser tratados con equidad.

Los procesos y procedimientos de las Asambleas Generales de Accionistas deben permitir el trato igualitario. Los procesos de votación no deben ser difíciles o costosos. Asimismo, todo accionista debe contar con la posibilidad de obtener reparación efectiva por la violación de sus derechos.

El trato igualitario a que se refiere el párrafo precedente se entiende independientemente de la nacionalidad o su condición de mayoritario o minoritario.

Cuando se trate de acciones ofertadas por medio del mercado de valores, la información relativa a los derechos de voto asociados a la clase de acciones deberá estar disponible a todos los posibles inversores.

Asimismo, deben desarrollarse los mecanismos que aseguren el cumplimiento de los derechos de información pertinentes.

Cualquier cambio de los derechos de los accionistas, debe realizarse mediante votación de la Asamblea General de Accionistas. En caso de que dicho cambio pueda perjudicar los derechos de una categoría de accionistas, será válido siempre y cuando sea aprobado por dicha categoría, reunida en asamblea especial.

ARTÍCULO 12

Debe revelarse a las Asambleas Generales de Accionistas, los convenios de capital que permitan a uno o más accionistas ejercer un control desproporcionado en relación a su participación accionaria. De igual forma, se entenderá que dicha información deberá ser revelada a posibles compradores de acciones por medio de oferta pública.

ARTÍCULO 13

El Consejo de Administración o Junta Directiva deberá promover la lealtad de los accionistas mayoritarios, estableciendo políticas prudenciales especiales para las transacciones que se realicen entre éstos y la institución, dentro de las normas legales vigentes.

ARTÍCULO 14

Los mercados de acciones, así como la información relativa a su adquisición y las transacciones extraordinarias se regirán por las disposiciones contenidas en la Ley de Mercado de Valores y su reglamentación, en particular, a lo establecido en los reglamentos de Oferta Pública de Valores e Información, de forma que se garantice que los inversionistas entiendan sus derechos; y que las transacciones se realicen con precios transparentes y eficientes, así como en condiciones justas y equitativas a fin de proteger los derechos de todos los accionistas de acuerdo con su clase.

ARTÍCULO 15

La Administración de la institución emisora deberá actuar con neutralidad y no adoptar medidas de protección contra Ofertas Públicas de Adquisición, salvo que cuente con autorización expresa de la Asamblea General.

En caso de producirse una Oferta Pública de Adquisición, los accionistas de la institución deberán tener el derecho a participar en la oferta, siempre y cuando la negociación se realice en iguales condiciones que las ofrecidas por terceros.

ARTÍCULO 16

La transferencia de control debe incluir la adecuada revelación de los criterios de valorización que sustentan la oferta pública. Para este efecto, la Administración de la institución emisora debe establecer los mecanismos que permitan a los titulares de acciones u otros valores, susceptibles de suscribir o adquirir, tomar conocimiento de la Oferta Pública de Adquisición y las condiciones planteadas por el oferente y adoptar una decisión adecuadamente razonada.

ARTÍCULO 17

Los conflictos de interés o controversias que surjan entre los accionistas podrán resolverse mediante un mecanismo de arbitraje debidamente establecido.

ARTÍCULO 18

Cuando la Escritura Social lo autorice, las instituciones podrán emitir acciones preferentes o con restricción al derecho de voto, hasta por un porcentaje que no exceda de un tercio (1/3) del capital social.

La institución que decida emitir acciones preferentes deberá contemplar dentro de sus Estatutos Sociales, la posibilidad de que los tenedores de dichas acciones o valores puedan canjearlos por acciones ordinarias con derecho a voto.

Estos procesos de intercambio deben ser voluntarios. Para que se realicen estos procesos, deberá considerarse: la totalidad de los accionistas de la respectiva clase, el cumplimiento de las condiciones pactadas y la obligación de respetar los derechos de los demás accionistas de la sociedad, independientemente de su clase.

ARTÍCULO 19

Los accionistas no deben realizar transacciones por cuenta propia o de terceros, haciendo uso indebido de información, capacidad o posición privilegiadas en perjuicio de la institución o de otros inversionistas.

CAPÍTULO IV

DE LA ADMINISTRACIÓN

ARTÍCULO 20

El Consejo de Administración o Junta Directiva, en adelante el Consejo o Junta, es el órgano responsable de la administración de la institución, en observancia a lo dispuesto en los Artículos 27 al 34 de la Ley. A la vez, está encargado de monitorear y manejar los conflictos de interés que surjan en la institución.

Asimismo, el Consejo o Junta dará seguimiento a las prácticas de Gobierno Corporativo, recomendando los cambios que se requieran.

ARTÍCULO 21

Las sucursales de las instituciones extranjeras supervisadas por la Comisión deberán conducir su Administración, con apego a lo dispuesto en el presente Reglamento, en lo que le sea aplicable.

ARTÍCULO 22

El Consejo o Junta ejercerá sus funciones por el término para el cual fueron nombrados.

ARTÍCULO 23

El Consejo o Junta deberá estructurar en su interior comités especiales, presididos cada uno de ellos por uno de sus miembros. Al menos se conformarán los siguientes comités: (1) Comité de Auditoría; (2) Comité de Políticas de Selección de Personal y Ejecutivos Claves; (3) Comité de Gobierno Corporativo; y, 4) Comité de Riesgos, así como otros que pudiera requerir la Comisión.

ARTÍCULO 24

El Consejo o Junta deberá tener el número de miembros que resulte razonable para asegurar su operatividad, así como contar con todos los medios necesarios para el mejor y más eficaz ejercicio de sus funciones.

Quienes se desempeñen como ejecutivos o funcionarios de la institución no podrán ser consejeros o directores, salvo que se trate del Gerente General, del Presidente Ejecutivo o de su equivalente, quienes no podrán fungir como Presidentes del Consejo o Junta, excepto en los casos muy calificados que conforme al Artículo 31 numeral 6) de la Ley autorice la Comisión. Tampoco podrán ser miembros del Consejo o Junta los empleados de la institución.

Los ejecutivos podrán estar presentes en las sesiones del Consejo o Junta, a solicitud de éste último órgano, exclusivamente para emitir reportes y contestar las consultas de dicho órgano societario.

ARTÍCULO 25

Los Estatutos Sociales deberán contener disposiciones relativas al régimen interno y al funcionamiento del Consejo o Junta. Dichas disposiciones deberán establecer, entre otros, el carácter indelegable con que debe asumir, dicho órgano, las siguientes responsabilidades:

1)        Velar por que la información proporcionada por los sistemas contables de la institución sea íntegra, veraz y confiable;

2)        Velar por que se proporcionen a los accionistas reportes periódicos sobre la situación financiera de la institución;

3)        Discutir los temas que se sometan a consideración de la Asamblea General de Accionistas, incluyendo los relacionados con el Gobierno Corporativo de la institución;

4)         Aprobar la contratación y compensación de la Auditoría Externa;

5)         Autorizar transacciones entre la institución y los accionistas controladores;

6)         Actuar con independencia y buena fe para garantizar el derecho y trato igualitario de los accionistas;

7)         Velar por que la institución cuente con un sistema efectivo para la revelación de información;

8)         Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones;

9)       Impedir la manipulación, difusión o utilización en beneficio propio o ajeno de la información privilegiada o confidencial de uso interno a la que tengan acceso;

10)       Garantizar la aplicación de políticas de Gobierno Corporativo adoptadas por la institución;

11)      Celebrar sesiones al menos seis (6) veces al año y dejar debidamente documentadas las resoluciones de cada una de las sesiones en el Libro de Actas correspondiente;

12)     Orientar a los nuevos miembros del Consejo, sobre las decisiones adoptadas hasta el momento de su designación, la situación financiera de la institución y las normas sobre Gobierno Corporativo;

13)     Aprobar y revisar en forma periódica las estrategias generales de la institución y otras políticas trascendentales de la institución, incluyendo el presupuesto y el plan de negocios;

14)      Conocer y comprender los principales riesgos a los cuales se expone la institución, estableciendo límites y procedimientos razonables para dichos riesgos y asegurar que la Gerencia adopte las medidas necesarias para la identificación, medición, vigilancia y control de los mismos; entendiéndose como estos, los riesgos de crédito, de tesorería, de mercado, operativos y tecnológicos;

15)     Informar y comunicar debidamente a la Comisión y a la Asamblea sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la institución y las acciones concretas para enfrentar y/o subsanar las deficiencias identificadas;

16)     Velar por que se documenten adecuadamente las políticas administrativas para la toma de decisiones, así como por que se divulguen en forma efectiva;

17)     Aprobar la estructura organizacional y asegurar que la Gerencia promueva el funcionamiento de un efectivo Sistema de Control Interno y que el Comité de Auditoría verifique su cumplimiento;

18)       Seleccionar, nombrar, evaluar y remover al Gerente General y al Auditor Interno;

19)       Conocer los informes sobre incumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la institución e instruir sobre su corrección;

20)      Procurar no incurrir en conflictos de interés y comprometerse a manejar con prudencia la información confidencial o privilegiada de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio de su cargo; y, 

21)      Solicitar a la Gerencia, la información necesaria para el ejercicio de sus funciones.

ARTÍCULO 26

Los miembros del Consejo o Junta deberán actuar con lealtad y fidelidad para con la institución, debiendo cumplir los deberes impuestos por las leyes y los Estatutos Sociales.

ARTÍCULO 27

Las funciones del Presidente del Consejo o Junta y del Presidente Ejecutivo o Gerente General, deben estar claramente delimitadas en los Estatutos Sociales o en los reglamentos internos de la institución.

ARTÍCULO 28

El Consejo o Junta deberá establecer sistemas de compensación fijos o variables según la necesidad de la institución. De la misma manera, el Consejo o Junta deberá aprobar las bonificaciones extraordinarias que se concedan a los funcionarios.

El plan de compensación de los miembros del Consejo o Junta debe ser aprobado por la Asamblea General de Accionistas y tendrá relación con el tiempo de dedicación, la situación financiera de la institución y la participación en los comités 

ARTÍCULO 29

Con respecto a las funciones, atribuciones y responsabilidades de la Gerencia General se debe considerar:

1)        Que dirija la institución cumpliendo con las políticas y directrices emanadas del Consejo o Junta, procurando mantener una institución sana y solvente y en observancia de todas las regulaciones que le son aplicables;

2)       Que cuente con autonomía suficiente para desarrollar sus funciones adecuadamente, dentro de los lineamientos que designe el Consejo;

3)        Que actúe bajo los mismos principios de diligencia, lealtad y reserva, que tiene el Consejo;

4)        Que cumpla con la política aprobada de entrega de información al Consejo o Junta, o a los Consejeros o Directores a título individual, sin perjuicio de las responsabilidades que establezcan los Estatutos Sociales; y,

5)        Que informe al Consejo o Junta, sobre los asuntos o transacciones de la institución en los cuales tenga un interés material.  

ARTÍCULO 30

El Gerente General propondrá al comité respectivo lo siguiente:

1)         Los perfiles de los altos ejecutivos de la institución;

2)         Los candidatos para cada cargo, de conformidad con los perfiles aprobados;

3)        La evaluación de los altos ejecutivos que se reportan a él, en relación al logro de los objetivos trazados en la estrategia corporativa, así como la propuesta de bonificaciones;

4)         El plan de sucesión de los altos ejecutivos.

CAPÍTULO V

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 31

Las instituciones supervisadas deberán contar, asimismo, con un mecanismo de apoyo al Consejo de Administración o Junta Directiva, para la verificación del cumplimiento de la función auditora, asegurándose que la Auditoría Interna y la Externa se realicen con la mayor objetividad posible.

Para cumplir con dicha función, se podrá apoyar en el Comité de Auditoría.

ARTÍCULO 32

El Sistema de Control Interno mencionado en el artículo anterior, deberá consistir en procesos mediante los cuales el Consejo o Junta, el Comité de Auditoría, la Gerencia y otros funcionarios dentro del ámbito de su competencia verificarán el cumplimiento de las metas y objetivos de la institución; así como, la confiabilidad de los informes financieros y administrativos para uso interno, de la Comisión o hacia el público, y la observancia de las políticas, planes, reglas y procedimientos internos en todos los niveles de la estructura organizacional.

ARTÍCULO 33

El Sistema de Control Interno deberá estar debidamente documentado en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en otras normas de naturaleza similar establecidas por la institución.

ARTÍCULO 34

El Sistema de Control Interno deberá ser adecuado a la naturaleza, la complejidad y los riesgos inherentes al negocio y deberá revisarse  periódicamente, a fin de adaptarlo a los cambios y necesidades del entorno de la institución.

El Sistema de Control Interno comprenderá, como mínimo, lo siguiente:

1)       Sistema de Organización y Administración, que corresponda al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones. Este sistema contemplará una adecuada segregación de las actividades, evitando duplicación, conflicto y redundancia entre las funciones atribuidas a los integrantes de la institución 

2)       Sistema de Control de Riesgos, correspondiente a los mecanismos establecidos en las instituciones para la identificación, vigilancia, revelación y administración de los riesgos internos y externos, que enfrentan dichas entidades de forma individual y consolidada como Grupo Financiero y Grupo Económico, los bancos de propiedad paralela y las instituciones offshore, cuando fuere aplicable;

3)       Sistema de Seguimiento de Gestión, de forma que se pueda evaluar si los objetivos de la institución están siendo alcanzados, si los límites establecidos y las leyes y reglamentos aplicables están siendo cumplidos, para asegurar que cualquier incumplimiento sea prontamente informado a quien corresponda dentro de la Administración y oportunamente ser subsanado. El Sistema de Seguimiento de Gestión deberá incluir todas las instituciones que integran el Grupo Financiero;

4)       Sistema de Información Confiable y Oportuno en materia financiera, operacional, administrativa, y de cumplimiento, e información de mercado sobre eventos y condiciones relevantes para la toma de decisiones. Este sistema comprenderá también las acciones que se realicen para la difusión de las responsabilidades que corresponden a los diferentes niveles de la institución, así como la remisión oportuna de información a la Comisión como órgano de supervisión; y,

5)       Políticas y Procedimientos de Administración de los Sistemas Informáticos que garanticen su buen funcionamiento, incluyendo las medidas de seguridad y planes de contingencia, así como que cumpla con los más altos estándares de confidencialidad e integridad de la información transmitida y/o almacenada en las bases de datos.

CAPÍTULO VI

COMITÉ DE AUDITORÍA, AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORÍA EXTERNA

ARTÍCULO 35

Las instituciones supervisadas deberán integrar un Comité de Auditoría, el cual deberá sujetarse como mínimo, en lo que corresponda, a lo dispuesto en las “Normas Mínimas para el Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna de las Instituciones del Sistema Financiero” y en las “Normas para el Registro, Contratación y Alcance del Trabajo de los Auditores Externos para las Instituciones Supervisadas” emitidas por la Comisión que estén vigentes.

ARTÍCULO 36

Las instituciones supervisadas, a través del Consejo o Junta, deberán contratar una Firma de Auditoría Externa, observándose para ello las disposiciones contenidas en las “Normas para el Registro, Contratación y Alcance del Trabajo de los Auditores Externos para las Instituciones Supervisadas” emitidas por la Comisión que estén vigentes.

CAPÍTULO VII

COMITÉ DE GESTIÓN DE RIESGOS

ARTÍCULO 37

El Comité de Riesgos estará encargado de velar por una sana gestión de los riesgos de la institución. El Consejo o Junta determinará su conformación.

ARTÍCULO 38

Las instituciones supervisadas deberán conformar una Unidad de Gestión de Riesgos, la cual estará encargada de la identificación y administración de los riesgos que enfrenta la institución, pudiendo en su lugar contratar a su vez especialistas en riesgos específicos, de acuerdo a la naturaleza de las operaciones y la estructura de la institución.

ARTÍCULO 39

Los integrantes de la(s) Unidad(es) de Gestión de Riesgos deberán poseer experiencia y conocimientos técnicos que les permitan el adecuado cumplimiento de sus funciones.

La Unidad de Gestión de Riesgos deberá participar en el diseño y permanente adecuación del manual de organización, funciones, políticas y procedimientos de control de riesgos.

La Unidad de Gestión de Riesgos no realizará, procesará o aprobará transacciones. Su función primaria será la adecuada medición, valoración y monitoreo de al menos las siguientes exposiciones: riesgo de crédito, riesgo de tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo operacional, riesgo de liquidez, riesgo legal, riesgo de tipo de cambio y riesgo de reputación.

ARTÍCULO 40

La Unidad de Riesgos será responsable de informar a las áreas de decisión correspondiente, sobre los riesgos, el grado de exposición, los límites y la administración de éstos de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la institución.

Los informes deberán detallar, entre otros, las exposiciones existentes, su cumplimiento con las políticas y procedimientos aprobados por la institución, leyes y normas jurídicas; nuevos riesgos que deberán ser seguidos o controlados; temas que tengan que ver con las transacciones con Grupos Económicos y con Partes Relacionadas; y, cualesquiera otro aspecto inherente al riesgo.

CAPÍTULO VIII

POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS

ARTÍCULO 41

El Consejo o Junta de las instituciones supervisadas estará en la obligación de aprobar una política de recursos humanos que contemple como mínimo:

1)        Políticas de selección y promoción del personal sobre una base de  capacidad y mérito profesional;

2)       El desarrollo profesional de los empleados y la implementación de medidas que minimicen los riesgos derivados del desempeño del personal de la institución;

3)         Criterios para la evaluación del desempeño de los funcionarios y demás empleados de la organización; y,

4)         Un sistema de remuneraciones para el personal de la institución.

El Comité de Políticas de Selección de Personal y Ejecutivos Claves velará por el cumplimiento a lo establecido en el presente artículo.

CAPÍTULO IX

REVELACIÓN Y TRANSPARENCIA INFORMATIVA

ARTÍCULO 42

Las instituciones supervisadas deberán asegurarse que la información que presenten a los distintos Grupos de Interés sea veraz, íntegra, confiable, periódica y oportuna, acerca de toda la temática referente a la institución, de conformidad a las normas legales vigentes y a la relevancia de los temas para cada grupo interesado.

La información a revelar incluye, aunque no se limita a:

1)      Los objetivos;

2)      La situación financiera;

3)      La participación accionaria mayoritaria y los derechos de voto;

4)      Los miembros del Consejo o Junta y los ejecutivos principales;

5)      Los factores de riesgo previsibles y las acciones tomadas para reducir su impacto;

6)      Las estructuras y políticas de gobierno; y,

7)      Los Grupos Financieros y/o Grupos Económicos de los que forma parte la institución.

La información relevante comprende aquella que podría influir en las decisiones de los usuarios de la misma.

ARTÍCULO 43

Las instituciones supervisadas deberán elaborar y presentar la información financiera con la periodicidad que le requiera la Comisión, siguiendo las normas y prácticas internacionales generalmente aceptadas y/o los requerimientos específicos del supervisor en la materia, incluyendo una descripción de los riesgos financieros y no financieros significativos que la institución enfrenta. La veracidad y razonabilidad de dicha información será responsabilidad de los administradores de la institución y, antes de ser divulgada, deberá ser refrendada por el Comité de Auditoría o la Unidad de Auditoría Interna de la institución.

ARTÍCULO 44

Las instituciones supervisadas deberán crear y salvaguardar canales de divulgación de información que permitan un acceso transparente, justo, periódico y con un costo razonable para los usuarios, teniendo en cuenta lo siguiente:

1)         Todos los accionistas deben tener igualdad de acceso a la información;

2)         Deben establecerse mecanismos adecuados para la atención de los requerimientos o solicitudes particulares de información; y,

3)        El Consejo o Junta deberá definir los criterios a utilizar para calificar el carácter confidencial o no confidencial, de la información de la institución. Dichos criterios deberán ser determinados por la institución. En todo caso, la revelación de la información no debe poner en peligro la posición competitiva de la institución, ni ser susceptible de afectar el normal desarrollo de las actividades de la misma.

CAPÍTULO X

LOS GRUPOS DE INTERÉS

ARTÍCULO 45

En relación a los Grupos de Interés relevantes en cada caso, se entenderá que tendrán los siguientes derechos:

1)       Las instituciones deberán establecer mecanismos que permitan a los usuarios de sus productos o servicios hacer reclamaciones, obtener un precio justo por la adquisición de dichos servicios y generar al mercado servicios y productos financieros de alta calidad.

2)       Las instituciones deberán contar con procedimientos para la contratación objetiva de bienes y servicios, cuyos principios generales serán calidad, precio y cumplimiento.

3)        Las instituciones deberán adoptar mecanismos para verificar el cumplimiento de las normas que regulan su actividad económica y para brindar a los organismos de supervisión, fiscalización, vigilancia y control, información íntegra, veraz y oportuna. Dichos mecanismos deberán observar al menos la siguiente normativa: tributaria, laboral, de supervisión financiera y demás aplicables.

4)        Las instituciones deberán adoptar mecanismos para promover y ejercitar la libre competencia.

5)        Las instituciones deberán establecer políticas para recompensar a sus empleados en función de su desempeño y de su contribución a los objetivos de la institución, y que a su vez permitan retener al personal más calificado y promover un comportamiento ético.

6)        Las instituciones deberán garantizar los derechos de los proveedores de bienes y servicios de la institución.

ARTÍCULO 46

Las políticas de Gobierno Corporativo deberán reconocer los derechos de los Grupos de Interés antes citados, promoviendo la cooperación entre las instituciones y los Grupos de Interés, a efecto de generar, entre otros, mayores rendimientos, empleo y la viabilidad financiera de la institución.

Para ello será necesario tener en cuenta lo siguiente:

1)       Asegurar el respeto de los derechos de los Grupos de Interés, para lo cual deben contar con mecanismos que le permitan ejercer la reclamación de sus derechos y así obtener una reparación efectiva, sin perjuicio de las instancias legales correspondientes;

2)       El Gobierno Corporativo debe promover mecanismos de información transparente con el propósito de incrementar la participación de los Grupos de Interés; y,

3)        Cuando los Grupos de Interés participen en el proceso del Gobierno Corporativo, deberán tener acceso a información relevante.

CAPÍTULO XI

SANCIONES

ARTÍCULO 47

La determinación y aplicación de sanciones por incumplimiento a las disposiciones establecidas en el presente Reglamento se realizarán de conformidad a lo establecido en la legislación aplicable.

CAPÍTULO XII

DISPOSICIONES FINALES 

ARTÍCULO 48

Para comprobar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, las instituciones supervisadas deberán remitir a la Comisión los Reglamentos, manuales, políticas y demás disposiciones que los órganos competentes emitan sobre Gobierno Corporativo.

ARTÍCULO 49

De conformidad a la Ley, las instituciones tendrán un plazo hasta el 24 de septiembre de 2006, para adecuarse a lo establecido en el presente Reglamento, contado a partir de la entrada en vigencia de la Ley. Una vez transcurrido dicho plazo, la Comisión podrá otorgar plazos adicionales no superiores a tres (3) meses, para que la institución adopte las medidas necesarias para corregir las debilidades encontradas en sus políticas de Gobierno Corporativo, identificadas por la Comisión, a efecto de cumplir con lo establecido en el Artículo 73 de la Ley del Sistema Financiero y en el presente Reglamento.

Para efecto de enmarcarse a lo citado en el presente artículo, las instituciones supervisadas deberán presentar a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de 2005, un Programa de Acción para implementar las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, que no formen parte de sus actuales prácticas de Gobierno Corporativo, sin perjuicio de los ajustes que con posterioridad pudiera solicitar la Comisión. La viabilidad y ejecución del programa citado será de exclusiva responsabilidad del Consejo o Junta.

ARTÍCULO 50

Las instituciones, una vez adecuadas conforme a lo establecido en el artículo anterior, deberán presentar a la Superintendencia respectiva, en el transcurso de sus inspecciones in situ, un informe sobre el estado y funcionamiento de su Gobierno Corporativo, que contenga como mínimo lo siguiente:

1)      Estructura de la participación accionaria y de la administración;

2)      Operaciones vinculadas y operaciones entre Grupos Financieros y Grupos Económicos;

3)      Sistema de Control Interno;

4)      Sistema de Gestión de Riesgos;

5)      Sistema de Selección, Evaluación y Compensación del Personal; y,

6)      Funcionamiento del Consejo o Junta.

ARTÍCULO 51

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial “La Gaceta”.

2.      La presente Resolución es de ejecución inmediata”.

 

  ANA CRISTINA  DE PEREIRA JOSÉ O. MORENO GUARDADO  
 

Presidenta

Secretario